Trong những năm gần đây, thuật ngữ văn phòng ảo xuất hiện với tần suất dày đặc trên các trang mạng xã hội. Nhiều người tò mò không biết rằng văn phòng ảo là gì, những lợi ích của loại hình này đối với các doanh nghiệp là như thế nào? Nếu vẫn còn băn khoăn về câu hỏi này, bài viết sau đây của chúng tôi sẽ giúp bạn tìm ra câu trả lời.
Dịch vụ văn phòng ảo là gì?
Dịch vụ cho thuê văn phòng ảo là gì? Trước khi có thể trả lời câu hỏi này mời bạn tham khảo khái niệm văn phòng ảo. Văn phòng ảo có tên tiếng Anh là Virtual Office. Thuật ngữ này dùng để chỉ hình thức cho thuê văn phòng dùng cho mục đích văn phòng đại diện trong đó các thông tin về quá trình giao dịch sẽ được thông báo trực tiếp đến trụ sở chính. Dù được gọi với cái tên là văn phòng ảo nhưng hình thức cho thuê này đảm bảo uy tín với khách hàng. Nó hoàn toàn không”ảo” như bạn nghĩ.
Người thuê văn phòng ảo có quyền sở hữu số điện thoại, bộ phận lễ tân, các phòng họp, phòng tiếp khách, phòng làm việc, số fax… Hình thức kinh doanh này hoàn toàn phù hợp với những doanh nghiệp Startup đang trong quá trình phát triển. Chi phí cho việc thuê văn phòng làm việc khá phù hợp với nhu cầu của khách hàng, tạo điều kiện tiết kiệm ngân sách cho mục đích sản xuất và các hoạt động khác của công ty.
Các doanh nghiệp không cần phải bỏ ra một khoản tiền lớn cho các hợp đồng thuê mặt bằng dài hạn khi lựa chọn văn phòng ảo. Nhất là ở những thành phố lớn như Hà Nội hay Sài Gòn. Cơ sở vật chất và các trang thiết bị của văn phòng ảo đều khá đầy đủ và hiện đại, có thể đáp ứng được nhu cầu của tất cả mọi người.
Lợi ích văn phòng ảo là gì?
Trong những năm đầu mới thành lập doanh nghiệp, tiết kiệm ngân sách là vấn đề được quan tâm hàng đầu. Bởi thực chất thì với những Startup họ cần phải đầu tư nhiều cho các dự án, các hoạt động kinh doanh hơn để hướng đến ổn định hệ thống. Văn phòng ảo được xem như giải pháp cứu cánh các doanh nghiệp trong việc tiết kiệm chi phí với những lợi ích tuyệt vời như sau:
– Khi thuê văn phòng ảo, doanh nghiệp sẽ có được địa chỉ cụ thể để thực thi các hoạt động kinh doanh. Việc phỏng vấn ứng viên, tiếp khách, nhận bưu phẩm… cũng trở nên dễ dàng hơn rất nhiều.
– Thuê văn phòng ảo, doanh nghiệp sẽ được hỗ trợ bởi đội ngũ lễ tân năng động, chuyên nghiệp.
– Toàn bộ các thiết bị, cơ sở vật chất trong văn phòng sẽ được thoải mái sử dụng. Các thiết bị này khá tiện nghi và cần thiết cho công việc như bàn, ghế làm việc, tủ tài liệu, số điện thoại bàn…
– Doanh nghiệp được miễn phí truy cập Internet ở tốc độ cao, điều hòa, bình nước nóng lạnh…
– Không gian làm việc thoải mái và khá rộng phù hợp với quy mô của công ty. Theo nghiên cứu, không gian làm việc quyết định lớn đến hiệu quả công việc của các nhân viên.
– Thường thì các địa chỉ cho thuê văn phòng ảo sẽ nằm tại các vị trí khá đắc địa. Ví dụ như mặt đường lớn, mặt tiền của các toàn nhà cao tầng, khu trung tâm thành phố… Bên cạnh đó là hệ thống các ngân hàng, khách sạn, khu dân sinh… rất phù hợp cho nhu cầu chiêu mộ nhân tài, tiếp khách… của công ty.
Có nên thuê văn phòng ảo?
Tại các quốc gia Châu Âu, văn phòng ảo được sử dụng khá phổ biến bởi tính linh động và tiện nghi. Song tại Việt Nam, hình thức này còn khá mới mẻ. Đa phần các doanh nghiệp trong nước đều lựa chọn thuê văn phòng cố định dài hạn hơn là tìm hiểu về một văn phòng ảo. Họ e ngại về mức độ rủi ro và những hạn chế mà hình thức này đem lại. Tuy nhiên, văn phòng ảo lại uy tín và hiện đại hơn bạn nghĩ rất nhiều.
Rất nhiều công ty nước ngoài đầu tư vào Việt Nam đều sử dụng loại hình dịch vụ này. Văn phòng ảo không chỉ cung cấp địa chỉ cụ thể, không gian làm việc thoải mái mà có cơ sở vật chất hiện đại. Trong bối cảnh thị trường hiện nay, bài toán kinh tế là vấn đề quan trọng cần giải quyết dù doanh nghiệp đang mạnh về lĩnh vực nào, yếu kém tới đâu. Tiết kiệm chi phí là điều kiện để đầu tư mạnh mẽ hơn trong các hoạt động kinh doanh.
Có thể bạn không biết nhưng nếu vừa muốn thuê được địa chỉ kinh doanh hợp pháp, rộng rãi tiện nghi vừa muốn tiết kiệm chi phí thì chỉ có văn phòng ảo mới có thể giúp được bạn. Nhất là đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ thì văn phòng ảo là sự lựa chọn thích hợp nhất. Hãy cân nhắc và đưa ra quyết định sáng suốt để công việc kinh doanh của bạn trở nên thuận lợi hơn.
Những lưu ý khi thuê văn phòng ảo
Với những lợi ích như chúng tôi vừa đề cập trên đây thì văn phòng ảo có lẽ sẽ rất hữu ích đối với các doanh nghiệp hiện nay. Chúng không những cung cấp cho bạn không gian làm việc chuyên nghiệp mà còn tiết kiệm chi phí nữa. Song nếu đang có ý định lựa chọn hình thức này, các doanh nghiệp cần lưu ý một số vấn đề như sau:
– Hiện nay các công ty cho thuê văn phòng ảo rất nhiều. Chỉ cần bạn gõ lên thanh tìm kiếm trên các trang mạng xã hội, hàng loạt các địa chỉ sẽ hiện ra. Tuy nhiên không phải địa chỉ nào cũng đảm bảo uy tín, chất lượng, đôi khi bạn bị lừa mà không hề hay biết. Vì vậy trước khi thuê hãy chủ động tìm hiểu kỹ các nhà cung cấp dịch vụ nhé!
– Nên lựa chọn các công ty lâu năm để ký kết hợp đồng. Thực tế thì dịch vụ văn phòng ảo chưa có nhiều quy định rõ ràng, đôi khi các điều khoản sẽ được thống nhất cụ thể trước khi ký hợp đồng chính thức. Việc lựa chọn các công ty lớn, hoạt động lâu năm, đã có thương hiệu trên thị trường sẽ an toàn hơn.
– Khi tham khảo dịch vụ và ký kết hợp đồng, bạn phải nắm chắc và hiểu được các thông tin, điều khoản. Nếu thắc mắc, có thể trao đổi bàn bạc cụ thể và đưa ra thống nhất cuối cùng. Bạn là người đi thuê văn phòng, không nên quá ngây thơ rất dễ bị “dắt mũi”.
– Cam kết về độ uy tín của doanh nghiệp và thực hiện đầy đủ các quy định của pháp luật. Dù đây chỉ là một địa điểm bạn thuê để hoạt động kinh doanh nhưng các thông tin đăng ký về doanh nghiệp về địa chỉ, số điện thoại… là có thật. Người thuê văn phòng có nghĩa vụ thực hiện theo đúng thỏa thuận, không thực hiện các hành vi lừa đảo, chiếm đoạt tài sản…
Văn phòng ảo ngày nay càng trở nên phổ biến và tiện loại hơn. Loại hình dịch vụ này không chỉ giúp các doanh nghiệp tiết kiệm chi phí mà còn cung cấp không gian làm việc lý tưởng, sang trọng, hiện đại và đầy đủ tiện nghi. Hy vọng rằng thông qua bài viết bạn đã có thể đưa ra cho mình lựa chọn xem có nên thuê văn phòng ảo hay không nhé! Chúc bạn luôn thành công trong công việc kinh doanh của mình.
