Quản lý văn bản là chức năng của quản lý văn bản. Trong một hệ thống quản lý tài liệu, các tài liệu có thể được thu thập, sắp xếp, lưu trữ, bảo mật và gắn thẻ bằng kỹ thuật số.
Một số hệ thống quản lý tài liệu cung cấp tích hợp quy trình công việc để tạo tài liệu ngoài chức năng cơ bản của chúng. Hệ thống quản lý tài liệu cung cấp nhiều tính năng, khả năng và tiện ích bổ sung hơn những khả năng tiêu chuẩn này. Hai nguyên tắc đã dẫn đến một số thuật ngữ kỹ thuật, chẳng hạn như quản lý nội dung doanh nghiệp (ECM) và quản lý thông tin doanh nghiệp (EIM).
Một hệ thống quản lý tài liệu đề cập đến cách một tổ chức lưu trữ, quản lý và theo dõi các tài liệu điện tử.
Sự cần thiết của Hệ thống quản lý tài liệu là gì?
Mục đích của hệ thống quản lý tài liệu theo Business.com là thu thập, lưu trữ và phân phối tài liệu. Các hệ thống quản lý văn bản ở mức rất cơ bản phải có khả năng hoàn thành tốt ba nhiệm vụ này.
Hệ thống quản lý tài liệu nên thu thập tài liệu từ bất kỳ nguồn nào
Để triển khai một hệ thống quản lý tài liệu, cần có thể nhập tài liệu và tệp từ nhiều nguồn khác nhau. Trong số đó có:
- Tài liệu có thể được quét, số hóa và chụp
- Đính kèm tập tin vào email
- Các ứng dụng bên ngoài công ty cho CRM và ERP
- Nội dung do người dùng tạo được lưu trữ nguyên bản trong hệ thống quản lý tài liệu
Khi các tài liệu được nhập vào DMS, chúng sẽ tự động được phân loại và lập chỉ mục.
Nhà cung cấp kho lưu trữ tài liệu
Hệ thống quản lý tài liệu tập trung các tệp của công ty trong kho lưu trữ tập trung này. Một hệ thống quản lý tài liệu tiêu chuẩn thường yêu cầu một dự án di chuyển lớn để di chuyển các tài liệu quan trọng trong kinh doanh vào đó. Ví dụ, trong M-Files, siêu dữ liệu và các mối quan hệ được tự động áp dụng cho các tài liệu trong các hệ thống khác thông qua các khái niệm kho lưu trữ hiện có. Di chuyển là không cần thiết cho tích hợp, do đó, môi trường của các hệ thống khác có thể vẫn còn nguyên.
Bảo mật dữ liệu là một cân nhắc quan trọng. Doanh nghiệp có thể giảm nguy cơ bị các tác nhân độc hại chặn dữ liệu bằng cách lưu trữ thông tin doanh nghiệp một cách tập trung. Với các quyền động nâng cao, các tổ chức có thể kiểm soát tệp hoặc lớp tệp nào có thể truy cập được.
Hệ thống quản lý tài liệu phải giúp người dùng dễ dàng tìm kiếm và truy xuất tài liệu
Một hệ thống quản lý tài liệu sẽ giúp người dùng dễ dàng tìm kiếm thông tin.
Siêu dữ liệu được liên kết với mỗi tệp cho phép chúng được tìm kiếm bằng nhiều tham số. Ví dụ: hóa đơn có thể có siêu dữ liệu sau:
- Số tiền nợ các bên
- Một vài ngày để nhớ
- Số lượng
- Bộ phận hoặc bộ phận của một công ty
- Mô tả về một sản phẩm hoặc dịch vụ
Siêu dữ liệu mô tả tất cả thông tin đó về một tài liệu để có thể thực hiện tìm kiếm tốt hơn và truy xuất dễ dàng hơn. Google sử dụng tính năng tìm kiếm tương tự như M-Files để cho phép người dùng tìm các tài liệu có liên quan bằng cách hiển thị chúng trước.
Mục đích của hệ thống quản lý tài liệu là gì?
Sắp xếp, bảo mật, số hóa và phân loại tài liệu của công ty một cách tự động, giúp truy cập, chỉnh sửa và chia sẻ chúng dễ dàng hơn. Các nhà tổ chức bắt đầu sử dụng các hệ thống quản lý tài liệu để thay thế tủ hồ sơ giấy và bìa hồ sơ khi các quy trình chuyển đổi khỏi chúng. Kể từ đó, quản lý tài liệu đã đóng một vai trò then chốt trong kho công nghệ doanh nghiệp, kết nối các kho lưu trữ khác nhau vào một trung tâm trung tâm và tạo điều kiện thuận lợi cho quy trình làm việc.
Hệ thống quản lý tài liệu: nó là gì?
Tùy thuộc vào mục đích sử dụng, các hệ thống quản lý tài liệu có thể được chia thành nhiều loại.
So sánh quản lý tài liệu trên đám mây và tại chỗ
Phương pháp làm việc ưa thích của bạn, dựa trên đám mây hay tại chỗ là gì?
Hệ thống quản lý tài liệu dựa trên đám mây giúp người dùng dễ dàng truy cập tài liệu của họ từ mọi nơi.
Một máy chủ cục bộ đôi khi được sử dụng để lưu trữ các tệp của công ty, cung cấp khả năng quản lý tài liệu tại chỗ. Tùy thuộc vào quốc gia hoặc quy định, một số quốc gia có thể yêu cầu chủ quyền dữ liệu.
